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KI-Automatisierung des Bestelleingangsprozesses

Kunde:Tyczka Energy GmbH
Branche:Energie

Gemeinsam mit P&M automatisierte Tyczka Energy die Verarbeitung eingehender Kunden-E-Mails durch eine KI-basierte Lösung – von der Datenerkennung bis zur SAP-Integration. Das System analysiert unstrukturierte Inhalte wie Bestellmengen oder PDF-Anhänge, extrahiert relevante Informationen und übergibt sie automatisch an das ERP-System. So werden manuelle Aufwände reduziert und Prozesse deutlich beschleunigt.

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Effizienz & Zeitersparnis

Durch die KI-Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, während Routineprozesse schneller und fehlerfrei ablaufen.

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Intelligente Automatisierung

Mit OCR (Optical Character Recognition) und NLP (Natural Language Processing) werden eingehende E-Mails und Anhänge automatisch analysiert, relevante Informationen extrahiert und in strukturierte Datensätze übersetzt.

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Nahtlose Systemintegration

Die Lösung überträgt aufbereitete Daten automatisch als XML-Dateien direkt ins SAP-System. Workflows orchestrieren den gesamten Prozess – ohne manuelles Eingreifen.

Tyzcka-Case-1 (1)

Herausforderungen

Vom Postfach zur smarten Prozesskette

Vor der Implementierung bearbeiteten Mitarbeitende täglich hunderte E-Mails manuell. Ziel war es, diese Abläufe zu automatisieren und Daten sicher, strukturiert und effizient weiterzuverarbeiten.

  • Unstrukturierte Kundenanfragen mit PDF-Anhängen
  • Zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Datenübertragung ins SAP-System
  • Fehlende Standardisierung bei der Erfassung von Kundendaten
  • Hoher personeller Aufwand in der täglichen Bearbeitung
Umsetzung

Die Lösung wurde in mehreren Schritten umgesetzt

Gemeinsam mit Tyczka Energy entwickelte P&M eine modulare KI-Lösung, die unstrukturierte Inhalte analysiert, strukturiert und automatisiert an das SAP-System überträgt.

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Klassifizierung mit GPT Vision

Eingehende E-Mails und Anhänge werden mithilfe von GPT Vision automatisch analysiert und klassifiziert, um deren Inhalt und Zweck präzise zu erkennen und weiterzuverarbeiten.
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Datenanalyse mit GPT Vision

E-Mail-Anhänge und Texte werden mithilfe der GPT Vision analysiert, um relevante Informationen in Dokumenten und Bildern automatisch zu erkennen, zu interpretieren und zu extrahieren.
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Datenaufbereitung und Transformation

Die KI übersetzt unstrukturierte Inhalte in strukturierte Datensätze, die automatisch in XML-Dateien umgewandelt werden.

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SAP-Integration

Die generierten XML-Dateien werden direkt an das SAP-System übermittelt, wodurch die Daten automatisch verarbeitet werden können.

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Workflow-Orchestrierung

Ein intelligenter Workflow steuert die gesamte Prozesskette, sodass E-Mails ohne manuelles Eingreifen bearbeitet werden.

Ergebnis

Effizienz-Booster: KI übernimmt Ihre E-Mail-Verarbeitung

Mit der KI-Lösung von P&M gewinnt Tyczka Energy täglich wertvolle Zeit. E-Mail-Anfragen werden automatisch geprüft, relevante Daten fehlerfrei extrahiert und direkt ins SAP-System übertragen. Der manuelle Aufwand sinkt auf ein Minimum – und das Team kann sich auf Aufgaben konzentrieren, die wirklich Wert schaffen.

  • Minimierung von Übertragungsfehlern: Automatisierte Prozesse vermeiden Tippfehler und Datenverluste.

  • Mehrere hundert E-Mails pro Monat automatisiert verarbeitet: Das System läuft stabil und skaliert mit steigendem Volumen.

  • Signifikante Zeitersparnis: Zwei Mitarbeitende gewinnen täglich mehrere Stunden für strategische Aufgaben.
Tyzcka-Case-2