enaio®GPT durchsucht Millionen von Akten und Dokumenten in Echtzeit. Anfragen werden in Sekundenschnelle beantwortet – mit direkter Verlinkung zu den relevanten Textstellen. Das beschleunigt die tägliche Arbeit erheblich.
Sämtliche Daten bleiben lokal gespeichert. Eine umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und 2-Faktor-Authentifizierung gewährleisten höchste Sicherheits- und Compliance-Standards nach europäischem Datenschutzrecht.
Die KI-Assistenz wurde direkt in die vertraute enaio®-Umgebung integriert. Rollen- und Berechtigungsstrukturen werden übernommen, Redundanzen vermieden, und Mitarbeitende arbeiten in gewohnter Oberfläche – nur intelligenter.
In einem gemeinsamen Workshop mit Optimal Systems und der Stadt Soltau wurden Anwendungsfälle priorisiert und die Architektur der KI-Integration definiert.
Über 2 Millionen Dokumente wurden normalisiert und indexiert, um semantische Suchprozesse mit Echtzeit-Embeddings zu ermöglichen – ohne redundante Speicherung in einer Vektordatenbank.
Durch Retrieval-Augmented Generation greift die KI in Echtzeit auf relevante Dokumente zu und kombiniert diese mit Antworten aus dem LLM – für präzise, nachvollziehbare Ergebnisse.
Die Assistentin wurde vollständig in die bestehende Benutzeroberfläche integriert. Mitarbeitende stellen Anfragen über ein Eingabefeld, erhalten Antworten samt Dokumentvorschau und hervorgehobenen Passagen.
Lokale Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleisten vollständige DSGVO-Konformität. Externe Audits sichern den rechtskonformen Betrieb.
Nach erfolgreichem Testing wurde die KI-Lösung ausgerollt. Mitarbeitende wurden in der Nutzung geschult, um Effizienzgewinne unmittelbar zu realisieren.
Ergebnis
Mit enaio®GPT arbeitet die Stadtverwaltung Soltau deutlich effizienter: Anfragen werden in Sekunden beantwortet, Dokumentensuchen beschleunigt und Informationen präziser gefunden. Gleichzeitig bleibt die Datensicherheit auf höchstem Niveau – ein Vorbild für digitale Verwaltungsarbeit.
Zeitersparnis bei Recherche und Dokumentenbearbeitung
Höhere Informationsqualität und zufriedenere Mitarbeitende
