enaio®GPT: KI-Assistenz für eine moderne Verwaltung

Kunde:Stadt Soltau / Optimal Systems

Branche:Öffentliche Verwaltung

Gemeinsam mit Optimal Systems entwickelte P&M für die Stadt Soltau die KI-Assistenz enaio®GPT. Die Lösung ist direkt in das Dokumentenmanagementsystem enaio® integriert und ermöglicht die schnelle, sichere und präzise Verarbeitung von über zwei Millionen Dokumenten. Mitarbeitende finden Informationen in Sekunden – bei voller Datensouveränität und deutlich höherer Effizienz.

Schnelle und präzise Dokumentenrecherche

enaio®GPT durchsucht Millionen von Akten und Dokumenten in Echtzeit. Anfragen werden in Sekundenschnelle beantwortet – mit direkter Verlinkung zu den relevanten Textstellen. Das beschleunigt die tägliche Arbeit erheblich.

Höchste Datensicherheit

Sämtliche Daten bleiben lokal gespeichert. Eine umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und 2-Faktor-Authentifizierung gewährleisten höchste Sicherheits- und Compliance-Standards nach europäischem Datenschutzrecht.

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Die KI-Assistenz wurde direkt in die vertraute enaio®-Umgebung integriert. Rollen- und Berechtigungsstrukturen werden übernommen, Redundanzen vermieden, und Mitarbeitende arbeiten in gewohnter Oberfläche – nur intelligenter.

Herausforderungen

Effiziente Verwaltung bei wachsender Datenmenge

Die Stadt Soltau verwaltet über 2 Millionen Dokumente und 6 Millionen Vorgänge, eine Datenmenge, die mit manuellen Rechercheprozessen kaum noch effizient zu bewältigen war und zu zeitintensiven Abläufen sowie fehleranfälliger Informationssuche führte. Gleichzeitig stellten die hohen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit im öffentlichen Sektor besondere Anforderungen an die technische Umsetzung. Ziel war daher eine Lösung, die Suchprozesse automatisiert, die Informationsqualität erhöht und sensible Verwaltungsdaten dabei jederzeit sicher und souverän verwaltet.

Umsetzung

Integration von KI in enaio®

In enger Zusammenarbeit mit Optimal Systems und der Stadt Soltau wurde enaio®GPT als KI-Assistenz direkt in das bestehende ECM-System integriert, ohne redundante Datenhaltung und ohne Eingriffe in gewohnte Arbeitsabläufe. P&M begleitete das Projekt von der technischen Konzeption und Datenaufbereitung über die RAG-Integration bis hin zur Inbetriebnahme und Schulung der Mitarbeitenden. Dabei standen Datensicherheit, nahtlose Systemintegration und eine intuitive Nutzererfahrung stets im Mittelpunkt.

KI-Workshop & Use-Case-Definition

In einem gemeinsamen Workshop mit Optimal Systems und der Stadt Soltau wurden Anwendungsfälle priorisiert und die Architektur der KI-Integration definiert.

Normalisierung & Datenaufbereitung

Über 2 Millionen Dokumente wurden normalisiert und indexiert, um semantische Suchprozesse mit Echtzeit-Embeddings zu ermöglichen – ohne redundante Speicherung in einer Vektordatenbank.

RAG-Integration & LLM-Anbindung

Durch Retrieval-Augmented Generation greift die KI in Echtzeit auf relevante Dokumente zu und kombiniert diese mit Antworten aus dem LLM – für präzise, nachvollziehbare Ergebnisse.

Integration in enaio®-Umgebung

Die Assistentin wurde vollständig in die bestehende Benutzeroberfläche integriert. Mitarbeitende stellen Anfragen über ein Eingabefeld, erhalten Antworten samt Dokumentvorschau und hervorgehobenen Passagen.

Security & Governance

Lokale Datenhaltung, Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung gewährleisten vollständige DSGVO-Konformität. Externe Audits sichern den rechtskonformen Betrieb.

Schulung & Rollout

Nach erfolgreichem Testing wurde die KI-Lösung ausgerollt. Mitarbeitende wurden in der Nutzung geschult, um Effizienzgewinne unmittelbar zu realisieren.